Kwaliteitsimpuls door automatisering

Jij het nieuws, wij een tikkie!

Om de betaalde overhead kwijt te raken, zal de organisatie simpeler moeten worden opgezet, zodat een vrijwillig bestuur met ondersteunende commissies de overhead kan verzorgen; het optimaal benutten van de organisatievorm 'vereniging'. In het artikel heb ik een drietal ideeën gespuid over hoe de organisatie versimpeld kan worden:

• 1. al het personeel wordt ontslagen en indien noodzakelijk wordt er gewerkt met ingehuurde krachten
• 2. Badminton Nederland zoekt partners (privaat of non-privaat) in het uitvoeren van taken
• 3. afschaffen van de organisatielaag afgevaardigden, aangezien met de leden direct zal worden gecommuniceerd via een online forum en twee ALV's per jaar.

Nu heb ik een nieuw idee en dat is het afschaffen van de organisatielaag 'badmintonregio's'.

Ik vroeg mijzelf namelijk af waarom Badminton Nederland zeven badmintonregio's met bijbehorende regioteams heeft (Noord, Oost, Centrum, Noord-Holland, Zuid-West, Noord-Brabant en Limburg)? Het antwoord op deze vraag is eenvoudig: naar mijn idee is het primaire doel van de regio's en de bijbehorende regioteams het organiseren van de regiocompetities, zodat teams van verenigingen in een bepaald deel van het land tegen elkaar kunnen spelen, waardoor de reisafstanden klein blijven. Maar heb je in deze tijd nog steeds regio's met regioteams nodig die de regiocompetities organiseren?

Mijn antwoord op deze vraag is nee; we hebben geen regio's en daarbij horende regioteams meer nodig. In een tijd dat men nog geen computers had en dat daardoor de competitie met de hand moest worden georganiseerd zou mijn antwoord ja zijn geweest; regioteams zijn nodig. Dit omdat er geen taken geautomatiseerd konden worden (hiervoor heb je namelijk computers en internet nodig), wat betekent dat er veel handwerk was, waar je dus mankracht voor nodig had; de regioteams.

Alleen leven we nu in een tijd waarin we computers en internet hebben en programmeurs die competitiesoftware kunnen schrijven, waardoor vastgestelde processen/procedures (competitiereglement) kunnen worden geautomatiseerd. Hierdoor is er geen centrale autoriteit (regioteam) meer nodig, die informatie hoeft af te leveren aan het competitiesysteem. Alleen de gebruikers (teamcaptains en competitie contact personen (CCP)) wisselen informatie uit met het competitiesysteem: aan- of afmelden van een team voor de competitie, aanleveren van wedstrijdinformatie (dag, tijd en locatie), doorgeven van wedstijduitslagen en goedkeuringen verlenen voor een wedstrijdverplaatsing of voor een aanpassing van een wedstrijduitslag.

Ik zal een vijftal voorbeelden geven van taken die nu niet geautomatiseerd zijn, maar die wel geautomatiseerd kunnen worden:

Voorbeeld 1: bepalen van kampioenen en degradanten op het einde van een seizoen. In het competitiereglement is in regels bepaald wanneer een team kampioen is of wanneer een team degradeert. Deze regels kunnen in software worden omgezet, waardoor niet handmatig hoeft te worden onderzocht of teams terecht of onterecht promoveren en degraderen.

Voorbeeld 2: doorschuiven van teams naar een hoger competitieniveau. Het zou kunnen voorkomen dat een vereniging een team terugtrekt voor de deadline van het bepalen van de competitieindeling. Door de terugtrekking ontstaat er een lege plek in het competitieniveau van waar het team is teruggetrokken. Deze opengevallen plek dient opgevuld te worden. Reglementair is vastgelegd dat het best presterende team van het voorgaande seizoen (meeste punten), wat een niveau lager heeft gespeeld door kan schuiven naar de opengevallen plek. Door het doorschuiven, ontstaat er weer een open plek. Deze opengevallen plek wordt dan weer opgevuld via de bovengenoemde procedure. Deze procedure kan volledig geautomatiseerd worden.

Voorbeeld 3: competitieindeling maken. Doordat je weet wie er in elke afdeling kampioen zijn geworden en wie de onderste twee zijn, kan je deze teams automatisch doorschijven naar een ander competitieniveau. Nu weet je welke teams je hebt op elk competitieniveau. Zeg dat je de deadline voor het terugtrekken of het lager laten spelen van een team stelt op 31 augustus. Dan kan je de dag erna een algoritme in het competitiesysteem laten draaien die de competitieindeling bepaalt, waarna het competitiesysteem de indeling online publiceert. Het algoritme heeft 1 doel: het minimaliseren van de opgetelde reisafstanden tussen de teams van de afdelingen in een competitieniveau. Het algoritme zoekt naar de beste oplossing door heel veel oplossingen (mogelijk competitieindelingen) door te rekenen en de beste oplossing (de meest gunstige competitieindeling) te onthouden. Je zou restricties kunnen toevoegen aan het algoritme. Een voorbeeld van een restrictie: teams van dezelfde vereniging mogen niet bij elkaar in 1 afdeling ingedeeld worden.

Voorbeeld 4: een verplaatsing doorvoeren. Teamcaptains of CCPers kunnen digitaal een verplaatsing aanvragen. Wanneer een van beide partijen akkoord gaat, kan deze digitaal toestemming verlenen. Wanneer beide partijen digitaal akkoord zijn, is de verplaatsing een feit en wordt de betreffende wedstrijdinformatie in het competitiesysteem aangepast. Misschien is het wel handig dat wedstrijden alleen naar voren kunnen worden verplaatst.

Voorbeeld 5: boetes uitschrijven. Het competitiesysteem kan automatisch boetes (factuur die via de e-mail wordt verstuurd) versturen naar verenigingen die zich niet aan de regels hebben gehouden. Een voorbeeld van een boete: wanneer in de week dat de wedstrijd is gespeeld, de uitslagen op zondagavond 21.00 nog niet zijn ingevuld. Ander voorbeeld: vastspeler van een team wat op een hoger niveau speelt valt in, in een team wat lager speelt.

Deze vijf voorbeelden tonen aan dat je regiocompetities (ook bondscompetities) kunt automatiseren. Een direct gevolg hiervan is dat er ook geen regiocompetities meer door regioteams hoeven worden georganiseerd. Dat komt ook mooi uit, aangezien ik weet dat er weinig animo is om als competitieleider in het regioteam te functioneren. Daarnaast denk ik zelf dat de kwaliteit van de competities omhoog zal gaan, omdat de processen efficiënter zullen verlopen zonder de menselijke actor 'competitieleider' (een mens maakt per definitie fouten, die worden nu vermeden). Doordat het bestaansrecht van regioteams verbonden is aan het organiseren van de regiocompetities en de regiocompetities niet meer door regioteams hoeven worden georganiseerd, kan je de regioteams opheffen.

Ik geef dus aan dat je de regio's en de daarbij horende regioteams niet meer nodig hebt. Maar de vervolg vraag die je kunt stellen is: heb je de fysieke grenzen van de regio's nog nodig om regiocompetities te organiseren? Want als je geen fysieke grenzen meer hebt, kun je verenigingen die dicht tegen de rand van de regio's zitten tegen elkaar laten spelen, waardoor de totale reisafstand tussen teams in een afdeling mogelijk verkleind kan worden. Voorbeeld is dat B.C. IJsselstad (Deventer, regio Oost) nooit tegen Wormense SV (Apeldoorn, regio Centrum) zal spelen, terwijl de onderlinge afstand slechts 20 kilometer is.

Antwoord op de vraag of er fysieke grenzen nodig zijn is eenvoudig te beantwoorden: nee, de fysieke grenzen heb je theoretisch gezien niet nodig. Het algoritme wat ik eerder in dit artikel heb beschreven zorgt ervoor dat de afstanden die gereden moeten worden beperkt blijven. Hierdoor kan je het doel van de regiocompetitie blijven behalen: teams van verenigingen die actief zijn in een bepaald deel van het land, laat je tegen elkaar spelen.

Het gevolg van dat er geen fysieke grenzen meer nodig zijn is dat je 1 grote landelijke competitie kunt organiseren die een perfecte-piramide vorm heeft van het aantal afdelingen per competitieniveau (van 1, naar 2, naar 4, naar 8, naar 16, enz). De voorkeur heeft het dat de competitie een perfecte piramidevorm heeft, omdat je dan de regels in het competitiereglement strikt kunt blijven volgen: de kampioen van een afdeling promoveert en de laatste twee van de afdeling degraderen. Ook zorgt de perfecte piramide-vorm ervoor dat er een betere denivellering gaat optreden in het niveau van badminton; onderscheid in badmintonniveau op de verschillende niveaus in de competitie.

Hoe zou in de praktijk dan de competitie eruitzien? In het seizoen 2013-2014 zijn er in de bondscompetitie en in de senioren mix regiocompetities 1611 teams actief. Zie ook de eerste onderstaande tabel. Wanneer je de perfecte piramide vorm die de bondscompetitie nu heeft, zou uitbreiden, dan zal je drie competitieniveaus (vijfde, zede en zevende divisie) extra moeten toevoegen zodat de 1611 teams allemaal een plekje kunnen krijgen in de competitie. Want als je deze drie niveaus extra zou toevoegen zou je op een totaal van 2046 teams komen, ruim meer dan de benodigde 1611 teams. Zie ook de tweede onderstaande tabel.

Hoe meer teams op een bepaald niveau actief zijn, hoe groter de kans dat de reisafstanden in de afdelingen beperkt blijven (4e tot en met 7e divisie). Andersom geldt ook: hoe minder teams op een bepaald niveau actief zijn (ere t/m 3e divisie), hoe groter de kans op langere reisafstanden. Dit zelfde effect zie je nu al in de bondscompetitie. Als je per se niet wilt dat er grote reisafstanden tussen teams van verenigingen zit in de meest lage competitieniveaus zou je nog restricties aan het algoritme kunnen toevoegen; eliminatie van de kans op grote afstanden in de lagere niveaus. Voorbeeld van restrictie: de maximale afstand tussen twee teams in een afdeling op het zevende divisieniveau is maximaal 75 kilometer.

Probleem met restricties is wel dat hoe meer je er van toevoegt, hoe minder optimaal de gehele oplossing is. Of het zou zelfs kunnen dat er geen haalbare oplossing uit het algoritme komt. Dus je moet er wel mee oppassen. Als ik bijvoorbeeld kijk naar het gebied Limburg dan zie ik dat in dat gebied weinig teams actief zijn in de regiocompetitie (49 teams). Dit betekent dat de reisafstanden snel zullen oplopen, als je de teams in de landelijke competitie plaatst. Je moet namelijk alle teams een plekje geven in de competitie. Zo zou het kunnen voorkomen dat teams uit het gebied Noord-Brabant met teams uit de regio Limburg zullen moeten spelen (ook op lagere niveaus) om afdelingen vol te krijgen. Dit is vervelend, maar noodzakelijk. Het voordeel is wel weer dat de competitie in het gebied Limburg meer niveau krijgt, omdat het aantal teams waar mogelijk tegelijk gespeeld moet worden, gegroeid is.

Ik heb nu alleen als voorbeeld senioren mix najaarscompetities gebruikt, omdat dat de grootste competitievorm is. Maar ik geloof dat je dit ook met andere competitievormen kunt doen (herencompetitie, junioren competitie, ...), aangezien het grondbeginsel hetzelfde blijft: afstanden tussen teams in een afdeling beperkt houden.

De opdracht om de gehele competitie te automatiseren zou ik zelf aan Visual Reality (toernooi.nl) gunnen, aangezien zij de huidige competitiesystemen beheren en dus ervaring hebben met de badmintoncompetitie. Het zal een flinke investering zijn, maar wel een die zich in de toekomst zal terugbetalen.

Samengevat, door de competities te automatiseren zijn er geen competitieleiders meer nodig. Het betekent dat het bestaansrecht van regioteams er niet meer is, waardoor je deze kunt afschaffen. Het leidt ertoe dat je een organisatielaag in de organisatie van Badminton Nederland kunt verwijderen, waardoor Badminton Nederland weer makkelijker te besturen valt. Daarnaast denk ik dat door de automatisatie van de competitie, de competitie een kwaliteitsimpuls krijgt; door de actor 'competitieleider' te verwijderen zullen de processen efficiënter verlopen.

De automatisatie van de competities zou je verder door kunnen trekken door de fysieke grenzen van regio's op te heffen, waardoor landelijke competities ontstaan. Het voordeel van het opheffen van de grenzen van regio's is dat verenigingen die dicht bij elkaar liggen, maar in verschillende regio's spelen tegen elkaar kunnen uitkomen wanneer blijkt dat dit gunstig is voor de te reizen afstand. Daarnaast zou je de landelijke competitie in een perfecte piramide-vorm kunnen organiseren, waardoor er aan de regels wordt gehouden (kampioen promoveert en onderste twee degraderen) en dat er sterk onderscheid is in niveaus tussen de divisies.