Financiële Commissie van Badminton Nederland ontdekt alternatieve administratie bij sector Topsport

Jij het nieuws, wij een tikkie!

De resultaten zijn samengevat in een rapportage die vanuit verschillende windrichtingen op ons redactiebureau beland is. De rapportage werd daarbij vergezeld van onderstaande toelichting.

Toelichting

Geachte afgevaardigden,

Tijdens de Bondsvergadering van afgelopen oktober is door jullie aan de FC gevraagd een onderzoek te doen naar de ontstane budgetoverschrijdingen bij de sector Topsport. Ons onderzoek en de opstelling van het verslag ervan heeft langer geduurd dan wij vooraf hadden ingeschat, omdat de materie relatief complex bleek te zijn.

In ons verslag hebben we getracht zo transparant en objectief mogelijk weer te geven, welke factoren meegespeeld hebben in het gehele proces, waarbij diverse geleidingen binnen de organisatie waren betrokken.

Ondanks het feit dat het rapport op een aantal punten behoorlijk kritisch is, hopen wij dat de conclusies en aanbevelingen door de bondsorganisatie (zowel bestuur, werkorganisatie als afgevaardigden en overige betrokken vrijwilligers) vooral bruikbaar zijn in de opbouwende zin om de toekomstige beheersing van budgetten te versterken.

Wij willen hierbij nogmaals benadrukken, dat de beheersing van financiën in de periode 2004-2010 slechts marginale afwijkingen van de vastgestelde begrotingen kende. Het rapport heeft slechts betrekking op het verloop van het jaar 2011, waar BNL met een aantal ingrijpende wijzigingen en gebeurtenissen is geconfronteerd. Er is na aankondiging van het tekort eind september in ieder geval vlot ingegrepen om de schade te beperken en er is een nieuwe financiële aansturingsstructuur opgezet.

Wij hebben getracht ons zo duidelijk mogelijk uit te drukken, maar wij kunnen ons ook voorstellen dat jullie nog vragen hebben of dat jullie nog meer verduidelijking behoeven. Mocht dit zo zijn, dan verzoeken wij jullie de vragen per e-mail aan ons te stellen en vooral niet te wachten tot de Bondsvergadering in februari.

Wij kunnen ons dan verder voorbereiden om jullie tijdens de Bondsvergadering zo goed mogelijk te informeren.

Het e-mail adres hiervoor is: [e-mailadres weggehaald]

Met vriendelijke groeten,

Tamara Jille
Rik Wilbers
Wouter van Voorthuijsen

Bron: E-mail aan afgevaardigden, dagelijks bestuur en directie d.d. 31 januari 2012.

Rapportage Financiële Commissie

Geachte afgevaardigden,

Middels dit schrijven informeren we jullie over de door de Financiële Commissie uitgevoerde opdracht van de bondsvergadering van 15 oktober 2011 m.b.t. de budgetoverschrijding bij de sector Topsport. Ondertussen zijn behoorlijk wat nieuwe ontwikkelingen geweest binnen BNL, waaronder de benoeming van nieuw technisch directeur. Dit heeft echter verder geen invloed gehad op ons onderzoek.

Mede vanwege de reden van dit onderzoek en enkele conclusies uit ons rapport zijn inmiddels een aantal maatregelen door het bestuur van BNL genomen en zal verder overleg plaats vinden met zowel het bestuur als het bondsbureau.

1. Opdracht

In de bovengenoemde bondsvergadering is in het kader van de rondvraag (gesteld als eerste door de afgevaardigde Stefan Melein) door diverse personen gesproken over de door het bondsbestuur in het persbericht van 8 oktober 2011 aangekondigde overschrijding op de begroting van sector Topsport. Deze overschrijding werd door de technisch directeur pas in een laat stadium aan het bestuur en bondsbureau gemeld en zou bij ongewijzigd beleid €80.000 bedragen. De Financiële Commissie (verder FC) kreeg als opdracht van de vergadering mee om verdere toelichting te geven op de hoogte en oorzaak van de ontstane tekorten.

NB Na de bekendmaking van de overschrijding heeft het bondsbestuur besloten dat de zaken, waarvoor door de bond nog geen verplichtingen waren aangegaan in 2011, dienen te worden geschrapt, waardoor er in principe een bedrag van ruim €40.000 kon worden bezuinigd. Dit betekent dat het aangekondigde tekort van €80.000 (feitelijk €72.000 i.v.m. de boeking van de advocaatkosten ad €8.000 t.l.v. de vorig jaar gevormde voorziening) inmiddels teruggebracht is naar €30.000. Hierbij heeft het bondsbestuur (zoals ook in de bondsvergadering is genoemd) getracht om het Olympische traject en de topjeugdevenementen zo veel mogelijk te sparen. Desondanks betekent deze ingreep een beperking van de toernooideelname voor een behoorlijk aantal nationale spelers. De lijst met de geschrapte toernooien en de geschatte kosten heeft de FC ter inzage ontvangen.

2. Onderzoek door de FC

De FC is in de afgelopen periode bezig geweest om de benodigde informatie te verzamelen. Daartoe is een analyse van de beschikbare managementrapportages van het jaar 2011 uitgevoerd. Uit de analyse van de managementrapportages is gebleken dat er in de loop van het jaar op een aantal posten behoorlijke verschillen zijn ontstaan tussen de begrote en gerealiseerde bedragen. De oorzaak daarvoor ligt gedeeltelijk in het feit, dat de begroting reeds halverwege het voorgaande jaar wordt vastgesteld, terwijl de werkelijke omvang van bijv. de gerealiseerde subsidies pas in een later stadium (maart lopend jaar) bekend wordt. Een uitgebreidere analyse van de verschillen is te vinden verder op in dit stuk.

Tevens heeft op initiatief van de FC op het bondsbureau een bijeenkomst plaatsgevonden met technisch directeur (TD) Martijn van Dooremalen, zijn assistent‐vrijwilliger Henk Kattestaart, algemeen directeur BNL Geert Jan Venekamp en hoofd financiële zaken BNL Angela Segredaki. Hierbij was ook het huidige DB van BNL aanwezig (de heren Ted van der Meer, Clemens Wortel en Ton Wijers). Tijdens deze bijeenkomst heeft de FC o.a. vragen gesteld omtrent de procedure van de totstandkoming van de begroting van Topsport en de aansluitende bewaking van de realisatie ervan. De verkregen antwoorden geven ons inziens de voornaamste oorzaak van de dreigende en ontstane tekorten weer – namelijk het teruglopen van de subsidies, gebrek aan een duidelijke verdeling van de verantwoordelijkheden en een op een aantal punten ontoereikende communicatie tussen de verschillende actoren – de technisch directeur en de vrijwilliger enerzijds en het bondsbureau en het bestuur anderzijds.

3. Verantwoordelijkheid voor het budget en totstandkoming van rapportages

De verantwoordelijkheid voor het gehele topsportbudget was formeel belegd bij TD, maar in de uitvoering werd niet zo gehandeld. De TD was formeel volledig bevoegd om de verplichtingen voor de sector Topsport aan te gaan; volgens de lezing van de TD zelf was hij echter slechts bezig met de realisatie van de uitzendingen en een aantal andere kostenposten ("kostenkant"), waarbij hij zich liet bijstaan door een door hem gekozen vrijwilliger. In de uitleg van de TD en deze vrijwilliger lag de verantwoordelijkheid voor o.a. de batenkant van de realisatie van Topsport volledig bij het bondsbureau. Dat de vrijwilliger een eigen vertaling van de financiële administratie bijhield was niet de keuze van hoofd FZ en bondsdirecteur en kostte ook veel tijd van het hoofd FZ.

NB Het is overigens bij de FC tot begin oktober 2011 niet bekend geweest dat na het opstappen van Koos Roeland een andere vrijwilliger de financiën van Topsport heeft behartigd en daartoe een aparte administratie voerde die niet altijd volledig synchroon liep met het bondsbureau.

In de voorgaande jaren (2004 t/m 2010) is het telkens gelukt om het beschikbare topsportbudget (ondanks de herhaalde verlagingen van de Lotto‐ en performancesubsidies wegens verminderde prestaties van de spelers volgens het scoresysteem van NOC*NSF) niet verder te overschrijden. De actieve benodigde ingrepen hadden toen al voornamelijk betrekking op de deelname van spelers aan buitenlandse toernooien. Daarnaast is de TD er aantal keren in geslaagd om extra subsidie te verkrijgen bij het NOC NSF.

In 2011 is de situatie echter uit de hand gelopen mede door de verdere afname van de (reguliere) subsidies en door het feit dat de vrijwilliger van Topsport een aantal maanden uit de running is geweest wegens ziekte waardoor de verantwoording van de financiële informatiestroom richting bondsbureau onvoldoende was. Pas toen de vrijwilliger in juni (na zijn terugkeer) wegens de nieuwe door de TD geplande verplichtingen contact opnam met het bondsbureau, werd langzamerhand duidelijk dat er een groot tekort dreigde te ontstaan bij Topsport. In de rapportages t/m maart, juni en zelfs t/m augustus 2011 samengesteld in coöperatie van de TD en het bondsbureau is echter niet naar voren gekomen dat er een nog groter tekort zou ontstaan. Het bestuur had namelijk op de jaarvergadering in juni willen melden dat er tekort was ontstaan van € 14.000. Door het aftreden van het vorige bestuur is dit echter niet meer besproken. Helaas is het tekort van € 14.000 ook nooit gemeld aan de FC waardoor zij hier geen oordeel over heeft kunnen geven.

De bondsdirecteur (BD) geeft aan, dat de rapportage omtrent Topsport inderdaad door gezamenlijke inspanningen tot stand kwam, maar dat er onvoldoende afstemming plaats vond met betrekking tot de geplande uitzendingen, maar ook andere verplichtingen aangegaan door de TD. Dit gebrek aan communicatie blijkt ons inziens mede uit de frequentie van de geplande overleggen die in het verleden plaats hebben gevonden tussen het bureau en TD (aangegeven werd eens per kwartaal). Er was volgens BD in de praktijk wel wekelijks contact tussen FZ en TD en incidenteel met de BD over specifieke zaken.

FC constateert echter dat door de bovengenoemde oorzaken een getrouwe rapportage in 2011 geruime tijd is uitgebleven. Daarmee is de FC feitelijk ook op het verkeerde been gezet totdat er eind september door de voorzitter van BNL de informatie over de potentiële overschrijding voor het eerst werd gedeeld.

4. Gedetailleerde analyse van de begroting Topsport en de verschillen in de realisatie

(op basis van de beschikbare rapportage per 31‐10‐2011, na de bezuinigingsmaatregelen door het bestuur)

De FC heeft de aan haar beschikbaar gestelde managementrapportages t/m maart, t/m augustus, september en oktober vergeleken met de begroting en de bewuste rapportage (waaruit bleek dat er een tekort van €80.000 c.q. €72.000 zou ontstaan).

Hieronder zijn de belangrijkste verschillen met de begroting geschetst en voor de kosten wordt een suggestie voor de bijbehorende financieringsbron voorgesteld – zie de geel gearceerde tekst. Naar aanleiding daarvan worden verdere aanbevelingen voor het bestuur en bondsbureau geformuleerd.

M.b.t. de baten zijn de volgende afwijkingen/verschillen geconstateerd:

• Aan subsidies rechtstreeks van het Ministerie van VWS (talentcoaches en talentherkenning) wordt in 2011 naar alle waarschijnlijkheid totaal €110.000 ontvangen (€22.000 minder dan werd begroot). Dit zijn de subsidies waaruit de personeelslasten van de talentcoaches worden betaald; op de bijbehorende kostenpost zijn weinig tot geen bezuinigingsmogelijkheden tijdens het lopende jaar wegens de afgesloten contracten.
• Aan subsidie van NOC*NSF voor topsportprogramma’s en de deelname aan topsportevenementen (incl. Ambition) wordt in 2011 totaal ruim €140.000 ontvangen; dit is €50.000 minder dan werd begroot. Een deel van dit tekort (€35.000) wordt gecompenseerd door toedeling van extra Lottogelden.
• Voor de NOC*NSF subsidie Coaches aan de top is €93.000 toegekend (€43.000 meer dan begroot). Dit is een geoormerkte subsidie en de verhoging kon slechts worden verkregen voor en door het aantrekken van een extra bondscoach.
• De subsidie Gezond aan de Top (geoormerkt sportmedische begeleiding) levert €7.000 (€15.000 minder dan werd begroot).
• De toekenning van de subsidie voor technisch directeur is ruim €62.000 (begroot was €65.000).
• Voor de opbrengst vanuit academy’s en schools werd €27.000 begroot; er wordt echter slechts €7.000 ontvangen (tekort €20.000 t.o.v. de begroting).
• De opbrengsten van Yonex (€140.000 contant) zijn conform het afgesloten contract.
• Voor de opbrengsten van Papendal (bijdrage spelers) werd €125.000 begroot; er wordt echter slechts €60.000 ontvangen. Dit heeft volgens de toelichting van BNL te maken met het feit dat de betalingen aan de spelers (vergoeding op basis van de positie op de wereldranglijst) voor €25.000 verrekend worden met hun huisvestingsbijdrage.

M.b.t. de lasten is de analyse als volgt:

• Voor de persoonsgebonden kosten topsporters (senioren en junioren) werd begroot voor 2011 €284.000; de prognose voor 2011 bedraagt na de voorgenomen bezuiniging €250.000. Dit komt redelijk overeen met de door het bestuur ingestelde bezuiniging van €32.000. De vraag is nu nog hoe deze kosten worden gefinancierd: €140.000 van de subsidies plus €35.000 vanuit de Lotto gelden (?). €15.000 betreft directe uitbetaling van vergoeding aan spelers. Vanuit welk financieringsbron komt de door de subsidie ongedekte €75.000?
• Voor de kosten bondscoaches/trainers wordt in 2011 naar alle waarschijnlijkheid €42.000 meer uitgegeven dan werd begroot; totaal €318.000. Dit ligt dus in de lijn met de begroting en subsidietoekenning. Financiering van deze kosten bestaat voor €203.000 (€110.000 plus €93.000) uit subsidie, wat is de financieringsbron voor de resterende €115.000?
• De kosten voor sportmedische begeleiding bedragen in 2011 volgens de laatste prognose €35.000; dit is €15.000 minder dan werd begroot. De subsidie toekenning bedraagt slechts €7.000; de bezuiniging ligt dus goed in de lijn met de verlaging van de subsidie. Er dient echter nog €28.000 te worden gefinancierd.
• De persoonsgebonden kosten sporttechnische begeleiding (= volgens toelichting bureau salaris en onkosten TD en overige begeleiding) zullen volgens de laatste prognose €112.000 bedragen. Daarvan is €62.000 gedekt door de geoormerkte subsidie. De financiering van €50.000 dient dan uit andere middelen te komen.
• De persoonsgebonden kosten algemeen (salarislasten medewerker topsport) bedragen volgens de begroting €30.000; de prognose voor 2011 gaat uit van €32.000. Ook deze kosten dienen te worden gefinancierd.
• De huisvestingskosten hebben volgens de informatie van het bondsbureau betrekking op de lasten voor de accommodatie en internaat op Papendal. De begrote lasten waren €126.000; de werkelijke lasten van 2011 zullen waarschijnlijk veel minder bedragen, namelijk €85.000. De ontvangsten van de spelers bedragen echter slechts €60.000 ; dit heeft te maken met de tweede gedeelte van de uitbetaling aan de spelers ad €25.000, die verrekend wordt met de spelersbijdrage. Deze €25.000 dient dus uit andere middelen te worden gefinancierd (zie ook punt persoonsgebonden kosten topsporters).
• De organisatiekosten hebben voornamelijk betrekking op de software, die door de Topsport wordt gebruikt. Voor 2011 zullen de kosten €7.000 bedragen (uit bijdragen Academy's?).
• De post overige kosten ligt in de lijn met de begroting. Een bedrag van €30.000 heeft betrekking op de advocaatkosten van 2010 (kosten worden voor een deel aan elk jaar tijdens de looptijd van de 1e gedeelte van Yonex contract toegerekend); verder worden hier o.a. de vervoers‐ en begeleidingskosten topsporters geboekt (€27.000). Het lijkt aannemelijk dat deze kosten volledig uit de cash bijdrage van Yonex gefinancierd worden.

5. Conclusies en aanbevelingen

Als belangrijkste oorzaken van het tekort van de sector Topsport in 2011 kunnen samenvattend worden aangemerkt:

• 1. Vermindering van enkele subsidies, met name met betrekking tot de topsport programma’s;
• 2. Onduidelijkheid over de exacte belegging van verantwoordelijkheden bij directieleden en bij voorgaande besturen en in een aantal gevallen onvoldoende communicatie tussen de directieleden wat betreft financiën;
• 3. ...
• 4. Het voeren van een tweede administratie, die niet altijd aansloot met de boekhouding van het Bondsbureau, terwijl deze administratie door de TD als leidend werd gezien. De reden om een tweede administratie te laten uitvoeren is voor de FC nog steeds een vraagteken;
• 5. (Met andere punten samenhangend) Gebrek aan inzicht en verbanden in de totale begroting en bewaking van het topsport budget (met name door de TD);
• 6. Voorgaande besturen hebben onvoldoende geacteerd op de problemen die op dit punt heersten tussen directieleden. Volgens zeggen van de BD is TD herhaaldelijk op de hoogte gesteld door BD en FZ dat er onvoldoende beheersing was betreffende de financiën. FC was na het vertrek van Koos Roeland niet op de hoogte gebracht dat de TD een nieuwe penningmeester had aangetrokken voor de sectie Topsport en voor zover wij hebben kunnen nagaan is dit destijds ook niet officieel goedgekeurd door het vorige bestuur.

Op basis van de bovenstaande analyse hebben wij een drietal aanbevelingen geformuleerd, die we verder hebben voorgelegd aan het bestuur en het bondsbureau:

• 1. Doordat de meeste subsidies geoormerkt zijn, is het belangrijk om de baten en de bijbehorende lasten voortdurend te "matchen" om het evenwicht in de begroting en realisatie te bewaken.
• 2. Oormerken welke posten worden gefinancierd uit de subsidies, algemene middelen en voor de transparantie aangeven welke posten uit de opbrengsten van het Yonex contract worden gefinancierd.
• 3. De toelichting op de managementrapportage uitgebreider maken zodat er voor het bestuur, de budgethouders en ook de FC meer duidelijkheid wordt geschapen omtrent de volledigheid van de rapportages en de jaarprognoses. Dit betekent bijvoorbeeld de totale jaarplanning van toernooien bijvoegen met de reeds aangegane en nog geplande verplichtingen.

Zoals we reeds onder punt 1 hebben aangevoerd, is het tekort op het moment van het schrijven van de rapportage teruggebracht tot €30.000 door het schrappen van deelname aan toernooien. Feitelijk wordt daarmee datgene waar de sector Topsport primair om draait – namelijk het optreden op internationale evenementen en daarmee de mogelijkheid om de vastgestelde prestatiedoelstellingen te behalen – in de ontstane situatie als een sluitstuk van de begroting beschouwd. Onze algemene aanbeveling voor het bestuur en de (nieuwe) TD is dan ook om dit beleid breed te heroverwegen, zodat er hopelijk een situatie ontstaat waarin de spelers en coaches op een systematische(re) wijze naar de toekomst toe kunnen werken zonder telkens weer te worden geconfronteerd met de (financieel noodzakelijke) ingrepen. Het prestatiedoel dient niet ondergeschikt te worden gemaakt aan de administratieve organisatie om hetzelfde doel te realiseren.

Voor het bestuur en ook voor de afgevaardigden kunnen de door ons uitgevoerde analyse en geconstateerde oorzaken van het dreigende en ontstane tekort (zoals de onduidelijkheden in de procedures) hopelijk als een leidraad dienen voor hun beleidsverdieping, toekomstige besluiten en verdere oordeelsvorming.

Indien er na bestudering van het geheel op dit moment vragen en /of opmerkingen van jullie kant aanwezig zijn, dan zijn we natuurlijk beschikbaar om deze verder te onderzoeken en/of te beantwoorden.

Met vriendelijke groet,

Wouter van Voorthuijsen, Rik Wilbers, Tamara Jille‐Wlczek