Automatisering als Heilige Graal in de zoektocht naar BNL-democratie

Ken je BC Epe al?

Een van de ideeën was om te stoppen met het bestuursorgaan 'afgevaardigden' en dit te vervangen door de leden zelf. Via een online forum kunnen vragen worden gesteld en beantwoord en op twee ALV's kan stemrecht door de leden worden toegepast om stukken die om goedkeuring vragen, goed of af te keuren. Maar na het lezen van reacties op mijn ideeën plus reacties op andere artikelen ben ik tot een nieuwe mening gekomen hoe je de relatie tussen het bestuur en de leden het best kan organiseren: alle communicatie (informatie, discussie en stemrecht) zal digitaal verlopen. Dus geen fysieke bijeenkomsten meer zoals een ALV of zoals het nu heet bonds- of jaarvergadering.

Hoe ik het nieuwe systeem voor mij zie is als volgt: in een online forum omgeving worden alle handelingen, die nu op een ALV plaatsvinden, uitgevoerd. Hierbij zit je dus niet meer vast aan twee momenten in het jaar dat je stukken ter goedkeuring kan voorleggen aan de stemgerechtigden, maar het gehele jaar kunnen er stukken ter goedkeuring worden voorgelegd. Er dient wel een procedure gevolgd te worden met betrekking tot de planning (tijd) en de manier waarop bepaalde stukken ter goedkeuring worden voorgelegd.

Twee procedures zal je nodig hebben, aangezien er twee typen stukken ter goedkeuring komen voor te liggen, die allebei om een verschillende procedure vragen: stukken van type 1 zijn verslag leggende stukken (gericht op het verleden), zoals jaarrekening, jaarverslag, ... en stukken van type 2 zijn beleidsmatige voorstellen (gericht op de toekomst), zoals jaarplan, meerjarenplan, aanpassing van producten die BN aanbiedt, aanpassing organisatie, ...

Voor type 1 stukken (verslag leggend), is de procedure die gevolgd wordt vrij simpel: er zullen geen alternatieven worden gepresenteerd, aangezien de manier (structuur) waarop het verleden wordt genoteerd via een beleidsmatig voorstel (type 2) al in een eerder stadium is vastgelegd. Dus over de manier hoe je het verleden opschrijft kan geen discussie ontstaan. Over de inhoud kan een discussie ontstaan, wat kan leiden tot aanpassing van de inhoud. Maar dat zal ook het enige zijn. Dit type stukken zal ook alleen het bestuur van BN indienen. Na het indienen van dit type stukken op het online forum, hebben de leden en het bestuur drie weken de tijd om vragen te stellen en te beantwoorden en eventueel om de stukken (inhoud) nog aan te passen, wanneer dit nodig blijkt te zijn. Drie weken na het indienen van dit type stukken zullen de stukken daadwerkelijk ter goedkeuring worden voorgelegd. De leden hebben dan een week de tijd om te stemmen: goed- of afkeuren. Wanneer een meerderheid het stuk goedkeurt, is het voorstel aangenomen. Wanneer een meerderheid van de leden het stuk afkeurt, zal het stuk opnieuw worden moeten worden ingediend, met de broodnodige inhoudelijke aanpassingen.

Voor type 2 stukken (beleidsmatig), is de procedure ingewikkelder: er dienen alternatieven worden gepresenteerd, zodat de leden een keuze kunnen maken in het te volgen beleid en om beleidskeuzes scherper te definiëren. Het minimum aantal voorstellen, wat gepresenteerd dient te worden, is twee. Voorstel 1 is altijd gericht op hoe nu een bepaalde taak/product ingericht is. Voorstel 2 en eventueel andere alternatieve voorstellen zijn gericht op hoe de taak/product anders ingericht dient te worden. In een discussie, die de indiener naast de twee voorstellen, ook indient, worden de voor- en nadelen benoemd van de ingediende voorstellen, waardoor voor de leden duidelijk wordt waarom er voor een bepaald voorstel dient te worden gekozen. (Dit zal uiteraard niet voor voorstel 1 zijn.)

Type 2 stukken kunnen zowel door het bestuur als de leden worden ingediend. Wanneer een stuk is ingediend, volgt er net als bij de procedure van type 1 stukken een periode van drie weken waarin er vragen gesteld kunnen worden aan de indiener, beantwoording van deze vragen door de indiener, alternatieve voorstellen opgemaakt door andere leden kunnen extra ingediend worden en mogelijke aanpassing van de ingediende voorstellen. Na drie weken zullen de definitieve voorstellen worden gepresenteerd en kunnen de leden gedurende een week stemmen. De leden geven hun volgorde van preferentie aan: het voorstel wat de voorkeur krijgt zal 1 punt krijgen. Het voorstel wat het minst de voorkeur krijgt, zal het aantal punten krijgen wat gelijk staat aan het aantal definitieve voorstellen. Nadat de een week durende periode waarin gestemd kan worden is afgelopen, worden de puntentotalen berekend. Het voorstel wat het minste aantal punten heeft gekregen, is het voorstel wat wordt aangenomen en wat dus uitgevoerd dient te worden door het bestuur.

Voorbeeld: stel dat na het indienen van twee voorstellen door een lid er na drie weken vier definitieve voorstellen worden gepresenteerd (een ander lid en het bestuur hebben beide een extra voorstel ingediend), dan kan een lid bijvoorbeeld de volgende punten toekennen in de een week durende periode waarin mag worden gestemd: voorstel 1: 4 punten, voorstel 2: 1 punt, voorstel 3: 3 punten en voorstel 4: 2 punten. Klaarblijkelijk vindt dit lid voorstel 2 het best en voorstel 4 het slechtst. Het puntentotaal na afloop van de een week durende periode waarin 500 leden hebben gestemd kan dan zijn dat voorstel 1 een puntentotaal heeft van 1500 punten, voorstel 2: 1700 punten, voorstel 3: 1000 punten en voorstel 4: 800 punten. Voorstel vier heeft het kleinste aantal punten, wat betekent dat de voorkeur van de leden voor dit voorstel ligt. Dit voorstel zal dan ook worden goedgekeurd en dient uitgevoerd te worden door het bestuur.

Ik zal uitleggen waarom ik deze verandering (dus geen fysieke bijeenkomsten van stemgerechtigden) wenselijk vind. Vier redenen kan ik bedenken:

Ten eerste zijn de discussies die gevoerd worden in een vergadering waarbij er gestemd moet worden (ALV's of bonds- of jaarvergadering) over een type 2 stuk (beleidsvoorstel) vaak zinloos. Dit omdat de voorstellen al klaar liggen en niet meer aangepast kunnen worden naar aanleiding van wat er gezegd is op de vergadering. In diezelfde vergadering zal er namelijk over gestemd moeten worden. De enige invloed die je dus hebt als stemgerechtigde is om een voorstel goed of af te keuren. Als er dan een voorstel wordt afgekeurd (zoals toentertijd met het jaarplan 2012), ben je weer drie maanden verder voordat er een alternatief wordt gepresenteerd.

Met mijn idee los je beide problemen op: in de periode van drie weken tussen het indienen van de beleidsvoorstellen en de definitieve voorstellen kan men vragen stellen en antwoorden geven op vragen, voorstellen aanpassen en alternatieve voorstellen indienen. Hierdoor zal de kwaliteit van de voorstellen toenemen. Immers, als iemand steekhoudende argumenten aanvoert waarom een bepaalde keuze in een beleidsvoorstel slecht is, zal de indiener dit aanpassen. En omdat er altijd een beleidsvoorstel wordt goedgekeurd, zal de vertraging die ik hierboven heb beschreven, niet meer plaatsvinden. Dus hogere kwaliteit van de stukken en geen vertraging meer.

Ten tweede, in de discussie die plaatsvindt op een internetforum, nadat een voorstel is ingediend, kan ieder betalende badmintonner (lid) zich inmengen. Dus in plaats van dat een select groepje leden (32 afgevaardigden), kunnen er meer leden meedenken met het beleid van Badminton Nederland. Hoe meer mensen met het beleid gaan meedenken (vanuit meerdere oogpunten wordt er gekeken), hoe hoger de kwaliteit van de uiteindelijke beleidsvoorstellen zullen zijn. Daarnaast maak je het proces van inmenging in de discussie gebruiksvriendelijk; vanaf achter de computer kunnen leden vragen stellen, beleidsvoorstellen indienen en stemmen; dus niet meer op een locatie ergens fysiek aanwezig te zijn om een punt aan te dragen. Mijn vermoeden is dat doordat de verhoogde participatie van de leden door het internetforum de draagkracht voor de organisatie gaat toenemen; leden kunnen zich weer identificeren met BN. En als dat niet het geval is, kan men een poging ondernemen om de organisatie te veranderen, zodat het lid zich wel weer kan identificeren.

Ten derde, in fysieke vergaderingen speelt vaak emotie/beleving een grote rol om stemgerechtigden over te halen om voor een bepaald voorstel te stemmen. Dit heb ik zelf meegemaakt in een bondsvergadering waarbij het topsportplan ter discussie stond. Argumenten werden niet meer aangevoerd, maar drogredenen wel, zoals: "heb vertrouwen in mij", "ik beloof jullie dat het allemaal goed komt", "ik verzeker jullie dat er goed over is nagedacht en dat het plan gaat werken", "mensen met ervaring hebben gewerkt aan het plan", "ik druk je op het hart", .... In mijn optiek is emotie/beleving belangrijk, maar niet wanneer het gaat om stemgerechtigden ermee over te halen. Ik zie liever dat de emotie/beleving terugkomt in argumenten (bewijs) waarom iets wel of niet gaat werken. Met mijn idee zullen discussies over beleidsvoorstellen via geschreven tekst op een online forum verlopen, waardoor de emotionele drogredenen geen kans meer hebben. Mensen prikken daar namelijk sneller doorheen. Populisme heeft daardoor geen/een beperkte kans en betere beslissingen zullen door stemgerechtigden worden genomen.

Ten vierde en laatste, de snelheid van aanpassing van beleid zal toenemen. Dit omdat men niet meer hoeft te wachten met het indienen van een voorstel op twee momenten in een jaar (twee ALV's); elk moment in een jaar kan er een voorstel worden ingediend. Na een driewekenlang durende periode van vragen stellen, beantwoording van vragen en eventueel aanpassingen aan de beleidsvoorstellen en het mogelijk indienen van alternatieve voorstellen door leden/bestuur en een 1 week durende periode van stemmen weet men of een voorstel is aangenomen of niet; dus in vier weken is het duidelijk of er een verandering plaats vindt of niet. Dan kan men weer de volgende stap zetten om Badminton Nederland op een hoger plan te tillen.

Vier redenen heb ik gegeven waarom je deze andere manier van het uitbrengen van een stem wilt invoeren. Naast deze vier redenen, zie ik ook wel een probleem: populisme. Leden, die zich niet hebben ingelezen, waardoor makkelijk beïnvloedbaar, kunnen hun stem geven. Dit omdat ieder lid stemrecht heeft en dit kan toepassen. Slecht geïnformeerde leden die hun stem gaan geven is niet altijd bevorderlijk voor de kwaliteit van het besluitvormingsproces; het kan leiden tot een andere uitkomst van de stemming dan als deze onder goed geïnformeerde leden zou worden gehouden. Nu denk ik zelf dat alleen leden die op de hoogte zijn van wat er gaande is met Badminton Nederland en het interessant vinden voornamelijk zich met de gehele stemprocedure zullen bezig houden, waardoor populisme een kleine kans heeft. Maar het is een gevaar waar rekening mee dient worden gehouden.

Om dit systeem van participatie te laten functioneren is er wel een aantal randvoorwaarden waar men aan zal moeten voldoen. Ik zal er vijf noemen:

1. Zo zullen de leden een persoonlijk lidmaatschap moeten afsluiten met Badminton Nederland, waardoor de leden kunnen inloggen op een online forum om actief deel te nemen in de discussies, alternatieve voorstellen in te dienen en te stemmen.

2. Het online forum zal zo moeten worden ingericht en onderhouden worden dat het gebruiksvriendelijk is. Met gemak dient er te worden geparticipeerd. Als dit niet het geval is, zullen de leden wegblijven.

3. De leden van Badminton Nederland hebben recht op alle informatie die voor handen is; voorbeeld is dat de contracten die Badminton Nederland afsluit openbaar worden gemaakt. Ander voorbeeld is dat elke vraag beantwoord dient te worden; er mag geen informatie worden achter gehouden.

4. Bij voorkeur is de organisatie flexibel; lage vaste kosten. Dit zodat de inkomsten op zo'n manier kunnen worden gespendeerd als is voorgesteld in een goedgekeurd beleidsvoorstel.

5. De belangrijkste: het bestuur zal heel flexibel moeten zijn. Het gevoerde beleid wordt vooral door de leden bepaald, waardoor je als bestuur niet altijd je eigen beleid kan uitstippelen; leden kunnen met alternatieve beleidsvoorstellen komen, die vervolgens worden goedgekeurd. Deze goedgekeurde beleidsvoorstellen zal het bestuur dan moeten uitvoeren, wat lastig kan zijn, met name wanneer je er als bestuur niet achter staat.

Samengevat, ik ga verder op de koers die ik heb uitgezet met de vorige drie artikelen: maak de organisatie simpeler, maar waarbij de kwaliteit van de producten hoog blijft. Een van de ideeën die ik heb geuit is om het orgaan 'afgevaardigden' af te schaffen. Hiervoor in de plaats komen betalende badmintonners (badmintonners die een product aanschaffen op badminton.nl), dus leden, die stemrecht hebben. Nu heb ik gedacht dat twee ALV's in een jaar de beste manier is om een podium te geven aan al deze leden om hun stemrecht te doen laten gelden. Hier ben ik op terug gekomen; mijn mening nu is dat de democratie via een online forum het best geschiedt. Dus geen fysieke bijeenkomsten meer.

Ik heb vier redenen gegeven waarom ik denk dat dit het best zo kan worden georganiseerd: 1. hogere kwaliteit beleidsvoorstellen, aangezien voorstellen kunnen worden aangepast/alternatieven kunnen worden voorgedragen, voordat geïnteresseerde leden definitief gaan stemmen, 2. meer draagkracht voor de organisatie door de participatie van elk lid wat geïnteresseerd is in de organisatie, 3. uitschakelen van emotionele betogen in fysieke vergaderingen die voor populisme zorgen en 4. hogere snelheid van het aanpassen van het gevoerde beleid, omdat het gehele jaar door stukken ter goedkeuring kunnen worden voorgelegd, waardoor er flexibeler kan worden opgetreden; inspelen op de trends.

Er zullen ook aan een vijftal randvoorwaarden moeten worden voldoen, voordat men zo'n online participatie systeem kan laten functioneren. De belangrijkste is dat het bestuur flexibel zal moeten zijn; er kunnen beleidsvoorstellen worden aangenomen die niet stroken met de visie van het bestuur. Dit zal het bestuur moeten kunnen accepteren en mans genoeg moeten zijn om die beleidsvoorstellen dan ook uit te voeren. Maar dit zal lastig blijven: iets doen tegen je zin.

Het is weer een lang artikel geworden. Het schrijven van lange artikelen doe ik, omdat ik datgene wat ik denk, goed wil uitschrijven; zoveel mogelijk onduidelijkheid wegnemen, zodat het idee bij jou ook beklijft. Hopelijk dat ik door de lange artikelen niet al te veel mensen wegjaag.